Näe metsä puilta – systeemiajattelulla kokonaisuus haltuun

Olen viime vuosina havainnut kaipaavani hektisessä ja muuttuvassa maailmassa entistä enemmän systeemiajattelua. Maailma on monimutkainen systeemi, eivätkä nykyiset yritysten organisoitumismallitkaan ole kovin yksinkertaisia. Systeemien ja organisaatioiden kehittämiseen tarvitaan pitkäjänteisyyttä nykyisen hötkyilyn ja osaoptimoinnin sijaan.

Systeemiajattelulla on monta erilaista merkitystä ja selitystä. Itse näen systeemiajattelun kokonaisvaltaisena tapana tarkastella maailmaa, asioita ja ilmiöitä. Systeemiajattelulla voidaan havaita ja ymmärtää monimutkaisten ilmiöiden taustalla olevat rakenteet. Sen lisäksi, että tutkijatyyppisesti tarkastelemme systeemin osia ja niiden ”sisuksia”, on hyvä kiinnittää huomiota myös näiden osien välisiin suhteisiin ja liittymiin.  

Arkiseen ajatteluunkin voi ottaa mukaan systeeminäkökulmaa. Töihin bussilla körötellessä voi pohtia vaikkapa linja-autoa systeeminä. Linja-autoa voi tarkastella erilaisina auton osina, kokonaisena bussina tai sitten osana liikennejärjestelmää. Usein systeemin tasolta katsottuna voi “nähdä metsän puilta” ja kehittää asioita, jotka ratkaisevat systeemin ongelmia sortumatta osaoptimointiin (eli vain yhden osan tai osakokonaisuuden parantamiseen) ja hätäisiin johtopäätöksiin. 

Systeemiajattelu ja jatkuva parantaminen kulkevat käsi kädessä 

Työssäni Ilmarisen prosessien kehittäjänä täytyy minun ymmärtää systeemeitä sekä systeemien systeemejä. Systeemit avaavat yrityksen prosessien maailman sekä vastuiden jakamisen ja työn tekemisen tavat organisaatiossa. Kokonaisuuden ymmärtäminen on polttoainetta yrityksen toiminnan jatkuvaan parantamiseen.  

Hyvä esimerkki yritystason toimivasta systeemiajattelusta on Toyota, joka on vuosikymmenet tehnyt sitkeästi jatkuvaa parantamista. Toyotalla on luotu yrityskulttuuri, jossa jatkuva systeemin kehittäminen ja asioiden tekeminen paremmin on aina työntekijöiden mielessä. Tulokset puhuvat puolestaan, sillä Toyota on yksi kaikkien aikojen edistyksellisimmistä autoteollisuuden toimijoista. Johtamisen sitkeys ja järjestelmällisyys on tuottanut loistavan tuloksen myös systeeminäkökulmasta. 

Hötkyilystä ja ryntäilystä järjestelmällisyyteen 

Järjestelmällisyys ja systeemiajattelu näkyvät kehittämisessä niin, että ei rynnätä ratkaisemaan ongelmaa ennen kuin on tutkittu koko nykytila, kaikki vaikuttavat tekijät ja olemassa oleva data. Ennen ongelmaratkaisua pengotaan esimerkiksi laatutasoa, vaihtelua, suorituskykyä, kustannuksia, henkilöstökokemusta, prosesseja ja asiakaspalautteita. 

Sitten analysoidaan. Etsitään toiminnasta ns. systeemisiä syitä eli niitä asioita, joita parantamalla systeemi kehittyy paremmaksi. Kun systeemi kehittyy paremmaksi, myös asiakastyytyväisyys ja henkilöstökokemus paranee. Sähläys vähenee, laatu ja kustannustehokkuus paranee ja henkilöstökin on tyytyväinen. 

Yhteiskuntaakin voi parantaa systeemiajattelulla 

Systeemiajattelulla on paljon annettavaa myös isojen ja viheliäisten ongelmien ratkaisemisessa. Ilmastonmuutos on iso ”systeemien systeemien” ongelma. Samoin nyt riehuva uusi koronavirus. Tai Suomen valtion kestävyysvaje, sosiaali- ja terveyspalveluiden kokonaisuudistus, sosiaalitukien viidakko ja monet muut isot ja monitahoiset asiat.  

Jos näihin isoihin ongelmiin olisi helppoja ratkaisuja, ne olisi jo keksitty. Systeemitason ratkaisujen aika on nyt. 

Kun kehität liiketoimintaasi systeeminäkökulmasta, muista nämä: 

• Jos et pysty mittamaan systeemiin kuuluvien prosessien toimintaa ja suorituskykyä, on systeemin kehittäminen sattumanvaraista ja lopputulos voi olla entistä huonommin toimiva systeemi. Ja huonompi asiakaskokemus. 
• Jatkuvan parantamisen kulttuuri vaatii pitkäjänteistä (muutos-)johtamista. Jatkuvan parantamisen kohteiden löytämisessä systeemiajattelu on hyvä työväline hahmottamaan asioiden dynaamiset riippuvuudet sekä kehityskelpoisimmat vaiheet prosessissa.  

• Systeemilläkin on suorituskykyrajansa. Kun sisään tulevien asioiden ja muutosten määrä ylittää suorituskyvyn, voi systeemiin kuuluvien prosessien suorituskyky romahtaa. Ilmaston lämpenemiseen liittyvässä keskustelussa tutkijat eivät vain sattumalta varoittele 1,5 asteen lämpenemisrajasta esiteolliseen aikaan verrattuna. 

Jari Ojasti 
Valmentaja, prosessikehittäminen 
LinkedIn 

Tule Ilmarisen asiakkaaksi