Miten kehittää aivotyötä entistä sujuvammaksi?

Iso osa monen meidän työstämme on tiedolla työskentelyä. Luemme, kirjoitamme, tuotamme tekstiä, käytämme erilaisia viestintäkanavia ja järjestelmiä. Meidän pitää muistaa ja huomata erilaisia asioita, reagoida ja olla tarkkana. Tällainen työ vaatii aivoilta paljon. Miten aivotyötä voi kehittää entistä sujuvammaksi ja hallita siitä syntyvää kuormitusta?

Omia työskentelytapojaan voi jokainen pohtia omalta osaltaan, mutta työyhteisön yhteinen pohdinta, keskustelu ja sopiminen toimintatavoista on vaikuttavampaa kuormituksen hallinnan kannalta. Jokainen työpaikka on erilainen: mitkä ovat juuri meidän haasteemme ja ratkaisumme. Yhdessä sovittuihin pelisääntöihin on myös helppo sitoutua.

Mikä kuormittaa työssä, mikä innostaa?

Yksi työkalu aivotyön kehittämiseen on Työterveyslaitoksen Aivotyövalmennus. Se lähtee liikkeelle Aivotyökyselyllä, joka kartoittaa työyhteisön nykytilanteen: mikä aivotyössä kuormittaa ja mikä innostaa?

– Aivotyö ei siis suinkaan ole aina kuormittavaa. Luova ajattelu, ideointi, uusien ratkaisujen löytäminen ja uuden oppiminen ovat esimerkkejä innostavasta aivotyöstä. Aivotyökyselyn pohjalta on helppo löytää työyhteisölle tärkeimmät kehittämiskohteet, joiden kimppuun käydään yhteisessä työpajassa, Työterveyslaitoksen kehittämispäällikkö Tiina Heusala kertoo.  

Osana Työterveyslaitoksen Tekoäly työn kehittämisen tueksi -tutkimushanketta reilut 20 asiantuntijaa Ilmarisesta osallistui Aivotyövalmennukseen. Valmennuksessa keskityttiin asiantuntijatyön tuunaamiseen korona-aikana, kun valtaosa teki työtään etänä. Valmennus piti sisällään alkukyselyn, työpajan, välitehtäviä, loppukyselyn ja lopetuswebinaarin.

– Keskityimme työn ulkopuolisiin tärkeisiin piirteisiin ja yritimme löytää pieniä helpotuksia arjen työskentelyyn. Itse työtä tai sen kehittämistä ei valmennuksessa sinänsä käsitelty – keskityimme siihen, miten työtä tehdään, Ilmarisessa työkykyriskien ennakoinnista ja tutkimuksesta vastaava osastonjohtaja Kari-Pekka Martimo kertoo.

Aivotyöpajat pureutuvat aivotyöhön ja kuormitustekijöihin

– Aivotyöpajoissa tutustumme tarkemmin aivotyöhön, aivoja kuormittaviin tekijöihin ja kognitiiviseen ergonomiaan. Sen jälkeen kehitämme yhteisiä toimintatapoja työn sujuvoittamiseksi ja aivokuorman vähentämiseksi, kertoo Tiina Heusala Työterveyslaitoksesta. 

Aivotyövalmennuksessa käydään kiinni konkreettisiin asioihin, jotka kumpuavat työyhteisön arjesta. Ratkaisut voivat tuntua pieniltä ja yksinkertaisilta. Jokainen huolehtii työpäivän aikaisesta palautumisesta varaamalla kalenteriinsa lounasajan. Lisäämme etätyön yhteisöllisyyttä yhteisillä kahvihetkillä. Teemme jotain taustahälylle, joka yllättäen häiritsi minun lisäkseni monia muitakin. Sovimme tarkasti eri viestintäkanavien käytöstä. Pidämme palaverittoman perjantai-iltapäivän. Pieniä asioita, joilla on suuri vaikutus ja jotka eivät muutu yksilön päätöksellä.

Pienet arjen helpottajat

Ilmarisen työkykyjohtamisen palveluiden osastonjohtaja Kati Huoponen piti valmennuksen parhaimpana antina ajatusten ja kokemusten vaihtoa.

– Parasta olivat omien hyvien kokemusten jakaminen, kollegoiden kommentit ja vertaiskeskustelut. Keskustelimme paljon siitä, miten hektisessä ja vaativassa asiantuntijatyössä voi huolehtia siitä, että tekeminen on järkevää, ja että on aikaa keskittyä isompiin kokonaisuuksiin ja saada myös pienemmät jutut tehtyä. Ulkopuolinen asiantuntija toimi hyvänä peilinä ja apuna reflektoinnissa, Huoponen kuvailee.  

Valmennuksessa sovitut uudet toimintatavat olivat pieniä, mutta tärkeitä arjen helpottajia. Kalenterivarausten erilaiset värikoodit sen mukaan, onko kyseessä sisäinen palaveri vai asiakastapaaminen – tai sellainen tapaaminen, joka vaatii etukäteisvalmistelua. Suunnitelmallisuus korostui kaikessa: miten suunnittelet ajankäyttöäsi ja miten voit järjestää Teams-palavereiden väliin taukoja. Ja miten järjestät kokouksista toiseen hyppäämisen rinnalle myös epävirallisia keskustelumahdollisuuksia kollegoiden kanssa.

Millaisen jäljen Aivotyövalmennus sitten jättää työyhteisöön?

– Tuloksena on useimmiten keskeytyksetöntä työntekoa, parempaa tiedonkulkua, aikaansaavia ja tyytyväisiä työntekijöitä – ja tyytyväisiä asiakkaita, Työterveyslaitoksen Tiina Heusala summaa.

– Jatkuva parantaminen on tärkeä osa työtä. Myös asiantuntijatyössä voidaan tuunata työtä ilman, että puututaan työn sisältöön. On tärkeää arvioida kriittisesti omia toimintatapoja ja kehittää niitä, Kari-Pekka Martimo sanoo.

Viisi vinkkiä aivotyön kehittämiseen

1. Mitään työn piirrettä ei voi pitää automaattisesti kuormittavana, vaan osa voi kokea saman innostavana ja osa kuormittavana.
2. Jokainen on tottunut tekemään työtään tietyllä tavalla, joka vähitellen alkaa tuntua ainoalta mahdolliselta – siksi ulkopuoliset silmät ovat joskus tarpeen ratkaisujen löytämiseksi.
3. Ei pidä väheksyä pieniäkään muutoksia arkisiin rutiineihin – niin kuin tiedämme, pieninkin askelin on mahdollista päästä eteenpäin.
4. Vaikka kaikki muutokset eivät aina olekaan hyviä, niistäkin oppii ja ne voivat toimia välivaiheina todellisiin ratkaisuihin.
5. Kukaan meistä ei tee työtään yksin, vaikka siltä etätyössä tuntuukin – siksi on hyvä tunnistaa oma työyhteisönsä, joka kanssa pohtia työn kehittämistarpeita.

Lue lisää:

• TyökykyAreena 
• Lisätietoja Työterveyslaitoksen Aivotyövalmennuksesta Työterveyslaitoksen verkkosivuilta tai kehittämispäällikkö Tiina Heusalalta, tiina.heusala@ttl.fi
• Työelämätieto-palvelun aineisto aivotyön eri ulottuvuuksien innostavuudesta ja kuormittavuudesta