Viisi vinkkiä tulorekisteriin valmistautumiseen
Palkkailmoitusten ilmoittaminen muuttuu, kun tulorekisteri astuu voimaan ensi vuoden alussa. Vaikka muutokseen on vain pari kuukautta aikaa, monille tulorekisterin vaikutukset ovat edelleen kysymysmerkki.
Vuoden 2019 alusta alkaen tulosrekisteri korvaa nykyisen käytännön, jossa työnantajat ja heidän kumppaninsa, kuten tilitoimistot, ilmoittavat palkkatietoja usealle eri viranomaiselle eri ajankohtina ja muodoissa. Jatkossa tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin, josta ne välittyvät automaattisesti tiedon käyttäjille, joita ovat Verohallinto, Kela, Työttömyysvakuutusrahasto, työeläkelaitokset ja eläketurvakeskus.
Tulorekisteri otetaan käyttöön vaiheittain. Ensimmäisessä vaiheessa rekisteriin ilmoitetaan tiedot maksetuista palkoista ja muista ansiotuloista. Vuonna 2020 alkaa uudistuksen toinen vaihe, jossa tulorekisteriin ilmoitetaan lisäksi tiedot maksetuista eläkkeistä ja etuuksista.
– Vuodenvaihde tulee pian, ja nyt viimeistään on ehdottomasti käytävä läpi tulorekisteriin liittyvät asiat sisäisesti ja yhdessä palkanlaskennan kumppanien kanssa, sanoo palkka- ja taloushallinnan palveluita tarjoavan Tilistarin liiketoimintajohtaja Miia Pajuoja.
Pyysimme Pajuojaa listaamaan viisi tärkeintä asiaa, jotka yrittäjän täytyy tulorekisteristä muistaa. Laajemman katsauksen tulorekisteriin löydät täältä.
1. Varmista tekniset valmiudet
Tulorekisteriin tiedot ilmoitetaan teknistä rajapintaa tai sähköistä asiointipalvelua pitkin. Tekninen rajapinta on käyttäjälle helpompi, sillä sen myötä tiedot siirtyvät palkkajärjestelmästä tulorekisteriin automaattisesti. Lisätietoa ilmoittamisen kanavista löydät tulorekisterihankkeen verkkosivuilta.
Huolestuttavasti monet palkkaohjelmat eivät tekniseen rajapintaan toistaiseksi taivu. Kannattaakin viimeistään nyt selvittää, soveltuuko oma tai palkanlaskijan ohjelmisto muutoksiin, ja tarvittaessa joko päivittää ohjelmisto tai vaihtaa se toiseen. Vaikutus talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin voi olla myös merkittävä, joten asia kannattaa selvittää oman palkanlaskijan kanssa mahdollisimman pian.
2. Ilmoitustahti kiihtyy – muista ilmoittaa ajoissa!
Yrittäjälle ja työnantajalle tulorekisterin merkittävin muutos on tahti, jolla palkka- ja muita tietoja tulee jatkossa ilmoittaa. Palkkatiedot ilmoitetaan viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Palkkaennakko ilmoitetaan puolestaan viidentenä päivänä palkkaennakon maksupäivästä. Myös luontoisedut, kuten esimerkiksi puhelinetu, ilmoitetaan reaaliajassa eikä siis koko vuodelta kerrallaan, kuten ennen on tehty. Sama koskee matkakustannuksia ja ateriakorvauksia.
3. Älä enää arvaile TyEL-maksuja
Koska palkkailmoitus tehdään pian palkanmaksun jälkeen, yrityksen TyEL-maksut perustuvat toteutuneeseen palkkasummaan aikaisemman arvion sijaan. Toinen työnantajan elämää helpottava muutos on se, että erillisiä vuosi-ilmoituksia ei tarvitse enää tehdä tulorekisterissä oleville tahoille.
4. Muista, että tulorekisteri ei korvaa kaikkea viranomaisasiointia
Tulorekisteri virtaviivaistaa ja helpottaa viranomaisasiointia mutta kaikkea nykyistä tekemistä se ei muuta. Tulorekisterin jälkeenkin esimerkiksi EK-, työnantaja- ja Tilastokeskuksen kyselyt on tehtävä erikseen.
5. Ei hätää – tulotietosi eivät tule kaikkien näkyville
Tulorekisterin osalta rekisterinpitäjänä toimii Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö. Tietojen käsittely ja säilytys tapahtuvat turvallisessa ympäristössä. Viranomaiset ja muut tiedon käyttäjät saavat tulorekisteristä vain sen tiedon, johon niillä on oikeus ja jota ne tarvitsevat toiminnassaan.
Lue lisää
Lisää aiheesta
Oletko uusi työelämässä? Lue tärkeät tärpit
Kesätyöntekijät ovat parhaillaan työn touhussa työpaikoilla. Tärkeintä on tietenkin perehdyttää uusi tekijä työhön, mutta on muutakin, mistä työelämän tulokkaan on hyvä tietää.
Työnantaja, tiedätkö mihin maahan vakuutat työntekijäsi?
Oletko palkkaamassa ulkomaalaisen työntekijän Suomeen tai lähettämässä työntekijäsi Suomesta töihin ulkomaille? Työnantajana sinun on huolehdittava työntekijöittesi työeläkevakuuttamisesta riippumatta siitä, missä maassa he työskentelevät tai kauanko työsuhde kestää.
Psykologinen turvallisuus – miten sitä voi vahvistaa?
Psykologinen turvallisuus tarkoittaa luottamukseen perustuvaa työyhteisön ja organisaation toimintakulttuuria, jossa jokainen työntekijä kokee itsensä arvostetuksi ja tervetulleeksi. Se tarkoittaa myös keskusteluilmapiiriä, jossa eriäviä mielipiteitä osataan käsitellä rakentavasti ja henkilökohtaisuuksiin menemättä. Miten psykologisesti turvallinen ilmapiiri rakennetaan työpaikalle? Entä mitä se vaatii johdolta, esihenkilöiltä ja työntekijöiltä?