Työpäivän rytmittäminen luo työhyvinvointia

Tauot ovat tärkeitä, painottaa Ilmarisen liikuttaja Elsi Luomi. Esimerkiksi tulosteita odotellessaan voi pitää mikrotauon ja venytellä tai sulkea hetkeksi silmät.

Asiantuntijatyö, jota joka viides työssäkäyvä suomalainen tekee, on intensiivistä, ennakoimatonta ja vaikeasti aikataulutettavaa, kertoo Työterveyslaitoksen AikaJärjestys-hankkeen joulukuussa julkistettu loppuraportti.

Asiantuntijat kohtaavat työssään usein yllätyksiä ja keskeytyksiä, jotka tekevät työstä sirpaloitunutta. Painetta luovat päällekkäiset työtehtävät, tekemättömät työt, töiden epätasainen jakautuminen ja jatkuvan tavoitettavuuden vaatimus. Pahimmillaan tämä aiheuttaa hyvinvoinnin ongelmia: keskittymiskyvyn heikkenemistä, unettomuutta ja nukahtamisvaikeuksia.

Mikä avuksi, ettei vajaan puolen miljoonan asiantuntijan joukko murru kiireen ja aikapaineiden puristuksessa?

Löydä oma rytmisi

Ilmarisen liikuttaja Elsi Luomi neuvoo kiinnittämään huomiota työpäivän ja -viikon rytmittämiseen.

– Työssä jaksaminen paranee, kun työpäivä rytmittyy järkevästi ja työtehtävissä on vaihtelua. Aika harva pystyy keskittymään samaan asiaan täysillä kahdeksan tuntia putkeen, Luomi sanoo. Monotonisuutta voi rikkoa työtehtäviä ryhmittelemällä ja eripituisilla tauoilla. Olennaista on löytää itselleen sopiva rytmi.

– Sama aikataulu ei sovi kaikille. Jokaisen pitää kokeilla ja tunnistaa, mikä on hänellä se tehokkaan työn ja keskittymisen aika, ennen kuin homma puuroutuu. Myös oman vireystilan vaihtelut on hyvä tuntea. Jos on pirteimmillään aamupäivällä, keskittymistä vaativat tehtävät kannattaa tehdä silloin ja jättää rutiinityöt iltapäiväksi.

Kaikilta itsensä johtaminen ei onnistu. Siksi toimivia ajanhallintaratkaisuja on syytä miettiä yhdessä esimiehen ja työyhteisön kanssa.

Luomi sanoo, että työnantaja voi tukea taukojen pitämistä esimerkiksi tilasuunnittelulla. Energisoivassa työpaikassa henkilöstöllä on käytettävissään monimuotoisia tiloja: viihtyisiä taukotiloja, erilaisia sohva- ja neuvotteluryhmiä ja riittävästi hiljaisia tiloja.

Pidä oikeita taukoja

Tauoilla on Luomin mukaan hyvä tehdä asioita, jotka eroavat mahdollisimman paljon varsinaisesta työstä. Jos viettää kaikki tauot työkoneen ääressä tai lukee lounaalla sähköpostia ja vastaa puheluihin, ei oikeastaan ole tauolla lainkaan.

Päivän tärkein tauko on lounastauko. Se jakaa työpäivän puoliksi ja suo pidemmän hengähdyshetken. Lounastauko on myös hyvä tilaisuus ylläpitää sosiaalisia suhteita.

– Vaikka menisi syömään lähimpien työkavereiden kanssa, olisi hyvä malttaa pitää työasiat pois lounaspöydästä, että se oikeasti voi olla hetki työstä irtautumiseen.

Kaikkia taukoja ei tarvitse kalenteroida etukäteen, vaan lyhyitä mikrotaukoja voi napata työn lomaan mahdollisuuksien mukaan.

– Esimerkiksi tulostimella joutuu usein vähän odottelemaan. Se aika kannattaa käyttää hyväksi. Laita vaikka silmät kiinni, tuijota ulos tai venyttele, Luomi neuvoo.

Mihin työpäivä päättyy?

Asiantuntijan työ ei aina pääty, kun työpaikan ovi sulkeutuu. Ajatukset saattavat askarrella illallakin tulevan työpäivän asioissa. Tämä haastaa pohtimaan työaikaa ja sen hallintaa uudella tavalla.

Luomin mukaan työpäivällä ei välttämättä tarvitse olla selkeää alkua ja loppua.

– Olisihan se ihanteellista, ettei vapaa-ajalla koko ajan kelaisi työasioita. Nykyisin se vain on vaikeaa, kun sähköposteja pystyy lukemaan puhelimella ja etäyhteyden toimistolle saa mistä vain lomallakin.

Toisaalta asiantuntijatyössä tarvitaan tilaa myös vapaalle, ajasta ja paikasta riippumattomalle ajattelulle. 

– Parhaat kehitysideat tulevat usein spontaanisti muualla kuin työpöydän ääressä. Mutta en usko, että on kovin terveellistä, jos työtä ei pysty koskaan sulkemaan mielestään. Ei ihminen jaksa sellaista kuormitusta vuodesta toiseen.

Työviikon rytmittäminen riippuu Luomin mukaan työtehtävästä.

– Minulla itselläni viikon rytmittäminen toimii hyvin. Tuo kivaa vaihtelua ja lisämotivaatiota, kun kaikki päivät eivät ole samanlaista tasaisen harmaata puurtamista.

Viisi vinkkiä työpäivän rytmittämiseen

• Älä kuvittele, että jaksat paahtaa täysillä koko päivän, vaan suo itsellesi mahdollisuus taukoihin.
• Tee tauoilla jotakin, joka eroaa mahdollisimman paljon työstäsi. Jos teet päättelykykyä vaativaa tai numeroiden pyörittämiseen liittyvää työtä, älä täytä tauolla sudokua vaan kuuntele vaikka musiikkia.
• Rytmitä työpäivä niin, että peräkkäin on mahdollisimman erilaisia työtehtäviä. On vaikea keskittyä kahdeksan tuntia putkeen saman tyyppiseen työhön.
• Älä jämähdä paikallesi vaan liiku välillä. Kahvitauolla ei välttämättä tarvitse istua.
• Älä ole koko ajan tavoitettavissa. Jätä työt välillä työpaikalle ja piilota sähköpostilaatikko loman ajaksi.