Ilmarisen työeläkevakuutusyhtiölain mukaiseen tehtävään kuuluu hoitaa eläkevakuutustoimintaa varten kertyviä varoja vakuutusten käsittämät edut turvaavalla tavalla. Työeläkevakuutusyhtiön varat on sijoitettava tuottavasti ja turvaavasti. Tästä ei kuitenkaan seuraa lakisääteistä velvoitetta henkilötietojen käsittelylle. Näin ollen henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat oikeutettu etu, sopimus ja rekisteröidyn suostumus.
Asiakkaan tuntemiseen ja rahanpesun sekä terrorismin rahoittamisen estämisen yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperusteena on lakisääteisyys.
5. Käyttötarkoitukset
Ilmarisen sijoitustoiminnan henkilörekisterin henkilötietoja käsitellään varojen sijoittamisen vaatimissa käyttötarkoituksissa, kuten
Ilmarisen sijoitusliiketoiminnan hoitaminen ja siihen liittyvien palveluiden tuotanto, kuten
Sijoitustoiminta ja omistajaohjaus
Lainojen hoitamiseen liittyvät tehtävät
Kiinteistöjen omistamiseen ja kiinteistösijoituksiin liittyvät tehtävät
Kiinteistö- ja vuokrakohteiden välitys ja hallinnointi
Palveluiden, toiminnan ja tietojärjestelmien suunnittelu, ohjaus ja kehittäminen
Talouden ja rahaliikenteen hoitaminen sekä kirjanpito ml. maksatus, laskutus, reskontra ja perintä
Asiakas-, vuokra- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, hallinta ja kehittäminen, kuten
Asiakaspalvelun toteuttaminen
Asiakassuhteiden ja palvelutarjonnan analysointi, ryhmittely ja raportointi
Asiakassuhdeviestintä
Tietoturvallisuus sekä väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen
Kiinteistöjen ylläpitoon ja hallinnointiin liittyvissä palveluissa henkilötietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa
Kiinteistö ja vuokraustoimintaan liittyvien palveluiden tarjoaminen, kehittäminen ja valvonta
Kiinteistöihin liittyvien hankkeiden, rakennuttamisen ja ylläpidon toteuttaminen sekä valvonta
Kiinteistö-, toimitila- ja asumisturvallisuuden varmistaminen ja valvonta, kuten kamera- ja kulunvalvonta
Ilmarisen palveluntarjoajat saattavat nauhoittaa puheluita palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakaspalvelun kehittämiseksi, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi.
6. Tietosisällöt
Rekisterin henkilöryhmiä ovat:
Vuokralaiset ja vuokralaisena olevien yhteisöjen edustajat ja yhteyshenkilöt
Lainanottajien edustajat, yhteyshenkilöt ja vakuudenantajat
Sijoitusvastapuolten edustajat ja yhteyshenkilöt
Vuokralaisten, lainanottajien ja sijoitusvastapuolten tosiasialliset edunsaajat
Kiinteistöihin liittyvien palveluiden järjestämiseen ja tuotantoon osallistuvat henkilöt
Kiinteistöhankkeiden vastuu- ja yhteyshenkilöt
Rekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja, kuten
Rekisteröidyn perustiedot:
nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, maksuyhteystiedot, henkilöllisyyden todentamisen tiedot, tieto poliittisesti vaikutusvaltaisesta asemasta (PEP), nimenkirjoitusoikeus ja asema, kansallisuus ja tieto pakote- ja jäädytyslistatarkastuksista
Kiinteistöjen ylläpito ja hallinta, kuten
Isännöintipalveluiden edellyttämät asukastiedot
Huoltopalveluiden edellyttämät tiedot asukkaista, asumisesta ja vuokrakohteesta
Korjaus- ja rakentamistoimissa tarvittavat asukkaiden ja asumisen tiedot
Ilmarisen ja yhteistyökumppanien tarjoamat kiinteistöjen palvelut, kuten
Pysäköintiin ja pysäköinnin valvontaan liittyvät tiedot
Vierailijahallinnan edellyttämät tiedot ml. aulapalvelut ja vastaanottoautomaatit
Kiinteistöjen tarjoamien palvelujen käyttöön liittyvät tiedot
Kameravalvonnan nauhoitteet turvallisuuden varmistamiseksi ja omaisuuden suojaamiseksi sekä̈ turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi ja selvittämiseksi
Muut kiinteistöjen turvallisuuteen liittyvät tiedot, kuten kulunvalvonta ja vartiointi
Palveluiden käytön yhteydessä sekä verkkopalveluissa kerättävät tiedot
Palveluntarjoajilla voi olla myös omia henkilörekistereitä. Tiedot näistä on saatavilla suoraan kultakin rekisterinpitäjiltä itseltään.
7. Evästeiden käyttö
Ilmarisen verkkopalvelussa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.
Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Ilmarinen voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös Ilmarisen ja sen markkinointiyhteistyökumppanien viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.
Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista tai tähän tarkoitetun palvelun avulla. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Ilmarisen verkkosivuston palveluita voi käyttää.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Ilmarinen vastaanottaa sijoitustoiminnan henkilörekisteriin henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään asioinnin yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös palvelutapahtumien ja palveluiden käytön yhteydessä. Ilmarinen vastaanottaa henkilötietoja säännönmukaisesti myös luotettavista ulkoisista tietolähteistä, kuten
Väestötietojärjestelmä
Suomen Asiakastieto Oy
Virallinen lehti
Dow Jones -pakotejärjestelmä
Patentti- ja rekisterihallitus (Kaupparekisteriote)
Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ)
Yhteistyökumppanit
9. Luovutukset ja siirrot
Liiketoiminnan yhteydessä Ilmarisen tai sen yhteistyökumppanien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi voidaan tiedonsaantiin oikeutetuille yhteistyötahoille luovuttaa henkilötietoja. Ilmarinen luovuttaa henkilötietoja vain lainsäädäntöön perustuvien tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvoitteiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan erityisissä tapauksissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella.
Ilmarisen palveluntarjoajille, jotka toimivat Ilmarisen lukuun, voidaan siirtää henkilötietoja. Ilmarisen lukuun toimivien henkilötietojen käsittely perustuu aina toimeksiantosopimuksiin ja ohjeistuksiin, joissa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelemiseksi ja suojaamiseksi.
Ilmarinen käsittelee henkilötietoa ensisijaisesti Suomessa, EU/ETA alueella tai muissa EU komission hyväksymissä ns. riittävän tietosuojan tason maissa. Mikäli henkilötietoja luovutetaan tai siirretään näiden maiden ulkopuolelle, tietosuojan riittävä taso varmistetaan EU komission hyväksymin mallisopimuslausekkein.
Ilmarisen sijoitustoiminnan rekisteristä siirretään henkilötietoja Ilmarisen markkinointirekisteriin markkinointitarkoituksissa. Markkinointirekisterin tietosisällöstä ja henkilötietojen käsittelystä kerrotaan tarkemmin Ilmarisen markkinointirekisterin tietosuojaselosteessa.
10. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu.
Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tietojensa etsimiseksi nimensä ja henkilötunnuksensa. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan rekisteröidyn varmennettuun osoitteeseen.
11. Siirto-oikeus
Kun henkilötietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen hoitamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ei siirto-oikeutta ole.
Muilta osin rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn kanssa. Rekisteröity voi myös pyytää rekisterinpitäjää siirtämään kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
12. Korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen henkilötietonsa oikaisua. Henkilötietojen muutokset tehdään ensisijaisesti tunnistautuneena asioinnin yhteydessä.
Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista.
13. Vastustusoikeus
Ilmarisen lakisääteisyyteen perustuvan henkilötietojen käsittelyn osalta ei rekisteröidyillä ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Oikeutettua etua käytetään käsittelyperusteena silloin, kun kyseessä ei ole tekemääsi sopimukseen tai antamaasi suostumukseen perustuva käsittelytoimi, eikä henkilötietoja käsitellä rahanpesulain mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi.
14. Rajoitusoikeus
Rekisteröity voi pyytää Ilmarista rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:
Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Rajoitusoikeutta ei kuitenkaan ole Ilmarisen lakisääteisen toiminnan osalta, jos rajoituspyyntö on ilmeisen perusteeton.
Käsittely on todennettavasti ja perustellusti lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista
Kun Ilmarinen ilmaisee, ettei enää tarvitse rajoitettavaksi pyydettyjä henkilötietoja tietosuojaselosteessa informoituihin käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odottaa todennusta, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus sekä yksilöitävä ja perusteltava rajoitusvaatimus.
15. Säilytysajat ja oikeus tietojen poistamiseen
Ilmarinen säilyttää henkilötietoja noudattaen sovellettavan lainsäädännön mukaisesti määräytyviä säilytysaikoja tai niin kauan kuin jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia. Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen ja niiden käsittelylle ei enää ole perustetta tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa, henkilötiedot poistetaan.
Henkilötietoja poistetaan tarvittaessa myös, kun rekisteröity vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa muuta perustetta.
16. Valitusoikeus valvontaviranomaisille
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
17. Rekisterin suojauksen periaatteet
Ilmarisessa tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. Ilmarinen käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.