Hankintaperiaatteet

1. Soveltaminen

Sovellamme näitä hankintaperiaatteita kaikkiin Ilmarisen hankintoihin. Ulkoistamista käsittelemme erillisessä ohjeessa. 

2. Hankintatoiminta

Ilmarisen hankintatoiminta on suunnitelmallista ja jatkuvaa toimintaa tavaran- ja palveluntoimittajien kartoituksen sekä valinnan osalta. Hankintatoiminnalla tarkoitamme Ilmariselle ostettavien tavaroiden ja palveluiden sekä aineettomien oikeuksien ostamista. Ilmarisessa hankinnat hoidetaan yhtiö- tai linjatasolla sovitun vastuunjaon mukaisesti 

3. Tavoitteet ja valtuudet

Teemme hankinnat kriittisen tarveharkinnan perusteella. Hankinnat tehdään suunnitelmallisesti, kustannustehokkaasti sekä mahdollisimman yhdenmukaisesti ja keskitetysti. Noudatamme tarkoituksenmukaisia tarjous-, päätöksenteko- ja sopimusmenettelyjä, jotta hankinnat tehtäisiin Ilmarisen tarpeiden kannalta optimaalisesti.

Hankintavaltuudet perustuvat Ilmarisen päätöksentekovaltuuksiin. Teemme hankinnat yhtiö- tai linjatasolla hankintaohjeiden mukaisesti, jotta saavuttaisimme hankintatoiminnan tavoitteet ja voimme varmistaa laadukkaan osto-osaamisen (ks. kohta 6).

4. Vastuullisuus

Teemme hankinnat lain ja määräysten sekä Ilmarisen sisäisten ohjeiden mukaisesti. Hankintaperiaatteet ja -ohjeet perustuvat Ilmarisen liiketoimintaperiaatteisiin (Code of Conduct), lähipiiriohjeistukseen sekä lahjonnan vastaisiin periaatteisiin. Huolehdimme myös siitä, että eturistiriidat eivät vaikuta päätöksentekoon Ilmarisessa.

Liikesuhteittemme solmimisen ja ylläpidon lähtökohtana on, että tavaran- ja palvelutuottajamme sitoutuvat vastuullisiin toimintatapoihin sekä muutenkin noudattavat hyvää liiketoimintatapaa.

Otamme hankinnoissamme huomioon myös ympäristönäkökohdat.

5. Hankintaprosessi ja valintaperusteet

Teemme hankinnat hyvän tavan mukaisin markkinaehdoin ja pääsääntöisesti hankinnat kilpailutetaan.

Kilpailutuksessa pyydämme toimittajilta tarjouspyyntöjä ja teemme päätökset saatujen tarjousten perusteella. Sopimusprosessissa hyödynnetään juridista asiantuntemusta. Hankintasopimukset talletetaan Ilmarisen sopimusrekisteriin.

Varmistamme, että hankintaprosessimme on mahdollisimman tarkoituksenmukainen ja kustannustehokas. Tämä koskee esimerkiksi kilpailutuksen järjestämistä ja laajuutta, joista päätämme hankinnan merkittävyyden perusteella.

Hankintatoiminnassa otetaan huomioon markkinoiden jatkuva muuttuminen ja kehittyminen muun muassa teknisten ominaisuuksien, palvelun laadun ja hinnan osalta.

Valintakriteereinä ovat muun muassa yrityksen ammattitaito, luotettavuus, vastuullisuus, resurssit ja toimituksen kilpailukykyinen hinta.

6. Hankintaperiaatteita täydentävät hankintaohjeet

Hankintaperiaatteiden pohjalta on laadittu yhtiötasoiset hankintaohjeet, jotka tarkentavat hankintamenettelyn tarjous- ja sopimusprosessia ja jotka koskevat kaikkia hankintoja.