Uutinen 12.1.2018

Tulorekisteri tulee – näin yrityksen kannattaa siihen valmistautua

Tulorekisteri tulee käyttöön vuoden 2019 alusta. Siihen on hyvä alkaa valmistautua yrityksissä jo nyt. Yritysten kannattaa varmistaa esimerkiksi omalta palkkajärjestelmän toimittajalta se, että nykyiseen järjestelmään tehdään tulorekisteripäivitykset tämän vuoden aikana.

Kansallinen tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019. Sen jälkeen yritysten ei enää tarvitse ilmoittaa palkkatietoja monelle eri viranomaiselle. Ne ilmoitetaan keskitetysti tulorekisteriin, josta ne välitetään edelleen eri viranomaisille.

– Tulorekisteri-ilmoitus korvaa mm. Verohallinnolle, työeläkelaitoksille ja Työttömyysvakuutusrahastolle toimitettavia kuukausi- ja vuosi-ilmoituksia, täsmentää kehityspäällikkö Tarja Keveri Eläketurvakeskuksesta.

Vuonna 2019 Verohallinto, Kela, työeläkevakuuttajat ja Työttömyysvakuutusrahasto saavat työnantajan ilmoittamat palkkatiedot suoraan tulorekisteristä. Saman palkkatiedon moninkertaisesta ilmoittamisesta eri formaateissa ja aikatauluissa luovutaan, joten palkan maksamiseen liittyvät ilmoittamisvelvoitteet yksinkertaistuvat.

Vuotta myöhemmin, 2020, tulorekisteriin ilmoitetaan myös eläkkeet ja muut etuudet.

Työnantajien on ilmoitettava maksetut palkat tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkkapäivästä. Ilmoittamisen tahti nopeutuu nykyisestä, mutta jakautuu tasaisesti ympäri vuoden.

Muutokset palkkajärjestelmiin vuoden 2018 aikana

Tulorekisteriin kannattaa siirtää palkkatiedot automaattisesti eli palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille rakennettavaa sähköistä yhteyttä pitkin.

Yritysten kannalta vuosi 2018 on tärkeä. Tulorekisteri edellyttää muutoksia yritysten palkkajärjestelmiin. Ne on tehtävä vuoden 2018 aikana.

̶  On hyvä varmistaa omalta palkkajärjestelmän toimittajalta se, että nykyiseen järjestelmään tehdään tulorekisteripäivitykset. Lisäksi tulisi varmistua päivityksen julkaisuajankohdasta ja sen sisällöstä. Tämä koskee erityisesti yrityksiä, jotka hoitavat itse palkanlaskennan ja palkkatiedon ilmoittamisen sekä tilitoimistoja ja muita palkkahallinnon ulkoistuskumppaneita, Kansallisen tulorekisterin perustamishankkeen hankejohtaja Terhi Holmström painottaa.

̶  Vuodenvaihteesta 2018-2019 tulee ilmoitusten suhteen hieman haasteellinen, Tarja Keveri arvioi.

̶  Vuoden 2018 palkat ilmoitetaan nykyiseen tapaan, samoin ansioiden korjaukset, jotka kohdistuvat aikaan ennen vuotta 2019. Heti 2019 puolella maksettaviin palkkoihin liittyvät tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin.

Pieniä yrityksiä varten tulorekisteriin tulee käyttöliittymä, jonka kautta ilmoituksia voi syöttää sisään. Palkkatiedosto on myös mahdollista ladata tulorekisteriin. Sen sijaan paperi-ilmoituksia otetaan vastaan enää vain poikkeustapauksissa.

Mitä tietoja tulorekisteriin ilmoitetaan?

Mitä tulorekisteriin sitten on ilmoitettava? Pakollisia tietoja ovat suoraan palkanmaksuun liittyvät tiedot, joita nykyisin annetaan vuosi- ja kuukausi-ilmoituksessa Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille.

Tulorekisterin vapaaehtoiset tiedot eli ns. täydentävät tiedot ovat tietoja, jotka nykyisin on annettava pyydettäessä. Näitä tietoja tarvitaan muun muassa etuuspäätöksiin, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn.

̶ Suositeltavaa on, että tiedot annettaisiin mahdollisimman kattavasti palkanmaksun yhteydessä. Siten jälkikäteen tehtävä selvitystyö vähenee. Kun työnantaja antaa täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, ajassa taaksepäin tehtävät ja manuaaliset selvittelytyöt vähenevät, Terhi Holmström esittää.

Tulorekisterin käyttäjillä ei ole oikeutta pyytää työnantajilta sellaisia tietoja, jotka ne ovat toimittaneet tulorekisteriin.

Lisätietoja ja ohjeistusta

www.tulorekisteri.fi

Verohallinnon tiedote lain vahvistamisesta 12.1.2018

Ilmarisen asiakaspalvelu 010 195 000

Mitä tulorekisteri tarkoittaa

Työnantajan kannalta:

• 1.1.2019 jälkeen maksetut palkkatiedot ilmoitetaan keskitetysti yhteen paikkaan, yhdessä muodossa
• ei enää vuosi-ilmoituksia Verohallinnolle, työeläkevakuuttajille, Työttömyysvakuutusrahastolle, työtapaturmavakuuttajille
• ilmoittamisen voi automatisoida – ja se kannattaa, jos se vain on mahdollista. Tiedot on ilmoitettava viiden päivän kuluessa palkkapäivästä. Ilmoitusvelvollisuus koskee kaikkia jokaiselle palkansaajalle maksettuja palkkoja
• vuoden 2018 aikana on varmistuttava siitä, että oma palkkajärjestelmä toimii yhteen tulorekisterin kanssa
• työnantajan on minimissään ilmoitettava vain palkanmaksuun liittyvät, pakolliset tiedot
• suositellaan, että työnantaja ilmoittaa tietoja myös laajemmin. Näin jälkikäteen tehtävä selvitystyö vähenee
• tulorekisterin tietojen käyttäjät eivät saa pyytää työnantajilta erikseen tietoja, jotka ovat rekisterissä

Yksityisen ihmisen kannalta:

• yksinkertaistaa asiointia viranomaisten kanssa: ei enää tarvetta toimittaa palkkatietoja niille viranomaisille, jotka käyttävät tulorekisteriä
• voi seurata ajantasaisesti omia tulotietojaan, mahdolliset puuttuvat tiedot käyvät ilmi nopeasti
• v. 2020 jälkeen tulorekisteriin myös eläkkeet ja etuudet: lähes reaaliaikainen kuva ansioista yhden palvelun kautta
• kukin näkee vain omat tietonsa, ja kukin tulorekisteriä käyttävä taho saa vain ne tiedot, joihin sillä on oikeus