Ilmarinens upphandlingsprinciper

1. Tillämpande

Dessa upphandlingsprinciper tillämpas på Ilmarinens samtliga upphandlingar.

2. Upphandlingsfunktioner

Ilmarinens upphandlingsverksamhet utgörs av ett fortlöpande och systematiskt arbete för att kartlägga och välja lämpliga varu- och tjänsteleverantörer. Med upphandlingsfunktioner avses de varor och tjänster som bolaget köper samt köp av immateriella rättigheter. Ilmarinens upphandlingar sker centraliserat enligt den ansvarsfördelning som avtalats på bolags- eller funktionsnivå.

3. Mål och befogenheter

Ilmarinens upphandlingar görs på basis av kritisk behovsprövning planenligt, kostnads­effektivt och så enhetligt och centraliserat som möjligt. Vi iakttar etablerade anbuds-, besluts- och avtalsförfaranden, så att upphandlingar görs optimalt med tanke på Ilmarinens behov.

Upphandlingsbefogenheterna grundar sig på beslutanderätten i bolaget. För att uppnå målen inom upphandlingsfunktionerna och för att säkerställa ett högklassigt upphandlingskunnande görs upphandlingar centraliserat på bolagsnivå och för de olika funktionerna i enlighet med upphandlingsanvisningarna (se punkt 6).

4. Ansvarsfullhet

Ilmarinens upphandlingar görs enligt lagar och bestämmelser samt enligt bolagets interna anvisningar. Vi beaktar miljösynvinklar i våra upphandlingar.

Upphandlingsprinciper och -anvisningar grundar sig på Ilmarinens affärsverksamhets­principer, insideranvisningar och riktlinjerna mot mutor.  

Våra affärsrelationer bygger på att våra varu- och tjänsteleverantörer förbinder sig till ansvarsfulla förfaringssätt och även i övrigt iakttar ett gott affärssätt.

5. Upphandlingsprocess och urvalsgrunder

Ilmarinen gör upphandlingar på marknadsvillkor enligt god affärssed och tillämpar i regel konkurrens­sättning på upphandlingarna.

Upphandlingarna grundar sig på de offerter som fåtts genom anbudsbegäran. I avtalsprocessen anlitas juridisk expertis. Upphandlingsavtalen lagras i Ilmarinens avtalsregister.

Upphandlingsprocessen är så ändamålsenlig och kostnadseffektiv som möjligt. Beslut om att konkurrenssätta en upphandling och om dess omfattning fattas t.ex. utifrån hur viktig upphandlingen är.

I upphandlingsfunktionerna beaktas det faktum att marknaden hela tiden förändras och utvecklas bland annat i fråga om tekniska egenskaper, tjänsternas kvalitet och priser. Vid valet av leverantör fäster man uppmärksamhet vid hur väl totallösningen betjänar Ilmarinens behov. Vid upphandlingar undviker man att vara beroende av en enda leverantör.

Som urvalskriterier används bl.a. företagets yrkeskunskap, tillförlitlighet, ansvarsfullhet, resurser och ett konkurrenskraftigt pris på leveransen.

6. Upphandlingsanvisningar som kompletterar upphandlingsprinciperna

Utifrån upphandlingsprinciperna har man utarbetat upphandlingsanvisningar på bolagsnivå, som specificerar upphandlingsförfarandets offert- och avtalsprocess och som gäller olika upphandlingar. För vissa upphandlingar har man därtill utarbetat särskilda detaljerade upphandlingsanvisningar (t.ex. IT-anskaffningar och fastighetsbyggande), i fråga om vilka man iakttar både Ilmarinens upphandlingsprinciper och upphandlingsanvisningar på bolagsnivå.