Distansarbete utomlands – information för arbetsgivare

Intresset för distansarbete utomlands fortsätter att växa. Som arbetsgivare har du flera saker att hålla koll på om din arbetstagare ska distansarbeta utomlands. Du behöver ta hand om pensions- och socialförsäkringarna för din arbetstagare även under distansarbetet utomlands.

När en arbetstagare åker utomlands för distansarbete

Om en arbetstagare vill distansarbeta utomlands är det något som ni måste komma överens om tillsammans. En arbetstagare som distansarbetar utomlands omfattas inte automatiskt av den sociala tryggheten i Finland. Därför är det viktigt att ta reda på vilket land din arbetstagares försäkrings- och socialförsäkringsavgifter ska betalas till samt vilket lands sociala trygghetssystem din arbetstagare omfattas av. Kontrollera vilket land din arbetstagare åker till och läs tillhörande instruktioner nedan.

EU-länderna: Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Finland, Frankrike, Grekland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien*, Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern och Österrike.

*Personer som åker till Storbritannien omfattas av samma regler som när Storbritannien var EU-medlem.

EES-länderna: Norge, Island och Liechtenstein.

Avtalsländer: Australien, Chile, Kanada, Kina, Sydkorea, USA, Israel, Indien, Japan och provinsen Quebec.

Information om distansarbete i olika länder

  1. När dina arbetstagare åker utomlands för distansarbete har du som arbetstagare flera saker att komma ihåg. Läs checklistan för distansarbete i fyra punkter nedan.

    1. Ansök om ett A1-intyg för din arbetstagare

    Ansök om ett A1-intyg för din arbetstagare från Pensionsskyddscentralen oberoende av hur länge personen distansarbetar utomlands. A1-intyget fungerar som bevis på att personen omfattas av den sociala tryggheten i Finland. Som arbetsgivare ska du ansöka om ett A1-intyg för din arbetstagare medan en företagare kan själv ansöka om intyget. Ansök om ett A1-intyg på Pensionsskyddscentralens webbplats (etk.fi).

    Med A1-intyget blir distansarbetet försäkrat på samma sätt som annat arbete utomlands. För att omfattas av den sociala tryggheten i Finland gäller alltså samma regler vid distansarbete som för utsända arbetstagare:

    • Distansarbetet utomlands ska vara tillfälligt (högst 2 år)
    • Arbetet utomlands ska utföras för en finsk arbetsgivares räkning
    • Arbetstagaren ska omfattas av den sociala tryggheten i Finland när hen åker.

    Om arbetsgivaren inte ansöker om ett A1-intyg måste socialförsäkringarna arrangeras i arbetslandet.

    Vid beviljat A1-intyg

    När du har ansökt om ett A1-intyg kommer Pensionsskyddscentralen om intyget beviljas att skicka det till dig och till din arbetstagare. Pensionsskyddscentralen informerar arbetstagarens pensionsförsäkringsbolag och FPA om intyget. Utifrån intyget kan din arbetstagare separat ansöka om ett europeiskt sjukvårdskort hos FPA. Läs mer om det europeiska sjukvårdskortet på FPA:s webbplats (kela.fi).

    Om A1-intyg inte beviljas

    Om ingen ansökan om A1-intyg görs eller intyget inte kan beviljas omfattas arbetstagaren av den sociala tryggheten i landet där distansarbetet utförs. Arbetsgivaren betalar då de lagstadgade socialförsäkringsavgifterna till arbetslandet.

    2. Bekanta dig med arbetslandets arbetslagstiftning, sociala trygghet och kultur

    Arbetslagstiftningen, den sociala tryggheten och även kulturfrågor varierar mellan olika länder. Därför är det viktigt att noggrant kolla vilka regler som gäller i arbetslandet tillsammans med din arbetstagare innan distansarbetet inleds. Läs mer om social trygghet internationellt (stm.fi).

    3. Kom skriftligen överens om alla aspekter på förhand med din arbetstagare

    Gör upp ett skriftligt avtal på förhand med arbetstagaren om alla aspekter för att båda parterna vid behov kan kontrollera avtalets innehåll. Om tilläggskostnader uppkommer till följd av distansarbetet utomlands ska det finnas en färdig överenskommelse om vem som ansvarar för kostnaderna. Kom överens med din arbetstagare om till exempel följande kostnader:

    • rese- och boendekostnader
    • reseförsäkring
    • skatterelaterade frågor.

    4. Planera och kom överens om till exempel företagshälsovård, olycksfallsförsäkringar och dataskyddsfrågor

    När en arbetstagare åker utomlands för distansarbete, kom överens om hur följande saker arrangeras

    • företagshälsovård
    • olycksfallsförsäkringar
    • IT-säkerhet och dataskyddsfrågor
    • personalfrågor (HR).

    I Finland kan företagshälsovården omfatta sjukvård men vid distansarbete utomlands kan arbetstagaren vara ansvarig för sjukvårdskostnaderna. Arbetsgivarens olycksfallsförsäkring täcker inte nödvändigtvis olyckor som sker vid distansarbete. Arbetsgivaren kan teckna en gruppolycksfallsförsäkring för fritiden för sina arbetstagare men arbetstagaren behöver också en personlig reseförsäkring.

  2. Finland har bilaterala överenskommelser om social trygghet med Australien, Chile, Kanada, Kina, Israel, Indien, Japan, provinsen Quebec, Sydkorea och USA.

    De bilaterala överenskommelserna omfattar inte alla förmåner som ingår i EU:s förordning om social trygghet. Alla avtal omfattar pensioner men i vissa av dem ingår inte lagstadgade olycksfallsförsäkringar och inte heller de flesta förmåner från FPA.

    Läs hur du ska gå till väga när dina arbetstagare åker utomlands för distansarbete eller som utsända arbetstagare till ett avtalsland

  3. Om länderna saknar bilateral överenskommelse om social trygghet (till exempel Thailand) kan arbetstagarna omfattas av den nationella lagstiftningen i både avgångslandet och arbetslandet.

    Läs mer om hur du ska gå till väga när dina arbetstagare åker utomlands för distansarbete eller som utsända arbetstagare till ett icke-avtalsland

Försäkringslön vid distansarbete utomlands

Vid distansarbete utomlands ska en försäkringslön fastställas för arbetstagarna enligt samma villkor som för utsända arbetstagare. Läs mer om försäkringslön och hur den fastställs.

  1. EU-avtal om distansarbete 1.7.2023

    En del av EU-länderna har ingått ett ramavtal om distansarbete över gränserna. Enligt avtalet om distansarbete kan arbetstagare som arbetar både på distans och i företagets lokaler i två EU-länder under vissa förutsättningar kan försäkras i arbetsgivarens hemland i stället för bosättningslandet.

    Närmare upplysningar om avtalet och en uppdaterad lista över de länder som undertecknat avtalet

  1. Ska du ta emot utländska arbetstagare i Finland?

    När du anställer en utländsk arbetstagare för att arbeta i Finland ska du sköta om pensionsskyddet för arbetstagaren oberoende av nationaliteten.

    Läs mer om att försäkra arbetstagare som kommer till Finland från utlandet

  2. Ska du skicka en arbetstagare utomlands?

    Som arbetsgivare ansvarar du för arbetstagarnas pensionsskydd också när de arbetar utanför Finlands gränser, till exempel på utlandsuppdrag.

    Läs mer om att försäkra arbetstagare som åker utomlands