Att ta till tals ingår i chefsarbetet
Kalla alltid in arbetstagaren till ett samtal enligt modellen för tidigt stöd om du oroar dig för personens arbetsförmåga. Prata med arbetstagaren om hur du kan stöda hen. Gör tillsammans upp en plan över åtgärder. Företagshälsovården hjälper dig vid behov.
Observera förändringar i beteendet
Som chef ser du ofta tysta signaler redan i ett tidigt skede. De är små tecken som visar sig före de egentliga symtomen eller problemen. Förändringarna börjar synas betydligt tidigare än de blir till verkliga problem eller symtom.
Tysta signaler är bland annat
- koncentrationssvårigheter, slarv
- interaktionsproblem
- inlärningsproblem
- problem med minnet eller uppfattningsförmågan
- utdragna arbetsdagar, ofta förekommande övertidsarbete
- avvikelser i arbetstiden, till exempel upprepade förseningar
- försummelse av arbetet: ansvar, tidtabeller, avvikelser i antalet arbetsprestationer eller deras kvalitet
- yttre vårdslöshet
- försämrad arbetsmotivation.
Att ta till tals innebär att man påbörjar en dialog. Påbörja en dialog om du oroar dig för en arbetstagare eller om de gemensamma reaktionskriterierna på arbetsplatsen uppfylls.
Du kan bli orolig för en arbetstagare när
- du märker att personens beteende eller väsen har ändrats märkbart. Personen har till exempel blivit återhållsam, gråtmild, aggressiv eller likgiltig
- du upplever att arbetstagarens motivation, inlärningsförmåga eller arbetsprestationer har försämrats
- du misstänker att arbetstagaren missbrukar rusmedel
- du märker att arbetstagarens frånvaro ökar eller hopar sig i samband med veckoslut eller semestrar
- du märker konflikter i arbetsgemenskapen
- du hör att kunder har gett konstruktiv kritik om arbetstagaren
Hur och om vad ska man prata?
Ta tag i ärendet så snabbt som möjligt och prata med arbetstagaren. Gör så här:
- Planera en tidpunkt för när du meddelar om samtalet. Det lönar sig att ordna samtalet mitt i arbetsveckan så att det inte är många dagar eller ett veckoslut mellan att ni kommer överens om samtalet och det egentliga samtalet.
- Försök ordna samtalet i en lugn miljö där ni kan prata förtroligt och fritt sinsemellan utan störningar.
Det är viktigt att du visar intresse för både arbetstagaren och arbetet under samtalet. Det är speciellt viktigt att du lyssnar på arbetstagaren.
- Tänk på förhand ut vilka konkreta observationer och bekymmer du vill diskutera.
- Kom överens om en tidpunkt för samtalet med arbetstagaren. Berätta för arbetstagaren vad du vill diskutera om.
- Reservera ett lugnt rum. Prata alltid på tumanhand.
- Påminn arbetstagaren om vad du vill prata om i början av samtalet.
- Berätta att målet är att få allt att löpa och hitta lösningar på situationen.
- Berätta konkret vad du har observerat och vad som har hänt. Beskriv förändringen och berätta att du är orolig över situationen. Tala i jag-form.
- Fråga om arbetstagarens syn på situationen och lyssna på svaret. Precisera det du hör genom att ställa öppna frågor.
- Berätta om olika lösningsalternativ och hjälp arbetstagaren att själv komma med lämpliga alternativ. Konstatera att målet är att få allt att löpa smidigt i fortsättningen.
- Kom överens om hur ni berättar om arbetstagarens situation och arbetsarrangemangen i arbetsgemenskapen.
- Kom också överens om vilka åtgärder ni vidtar efter samtalet och hur ni följer upp dem.
- Skriv ner de viktigaste ärenden och i synnerhet de lösningar, tillvägagångssätt och uppföljningsmetoder ni kommit överens om tillsammans.
Samtalets innehåll
Det är din uppgift att kontrollera om din oro över arbetstagarens arbetsprestationer var motiverad. Håll samtalets fokus på målsättningarna, alltså på att ni får allt att löpa och hittar lösningar. Stöd arbetstagaren att själv lyfta fram de lösningar som hjälper bäst i arbetet. Kom ihåg att ni inte behöver lösa allt på en gång.
Tala om ärenden som är viktiga för arbetstagaren. Om hur berikande eller belastande arbetsgivaren upplever arbetet, arbetsförhållandena, arbetsgemenskapen och ledarskapet. Tala om arbetets innehåll, arbetstagarens motivation, värderingar och attityder samt andra ärenden som påverkar hur meningsfullt arbetet känns. Tala också om hur arbetstagaren samordnar arbetet och privatlivet. När ni diskuterar yrkesmässig kompetens och utveckling, beakta också hur det hjälper arbetstagaren att uppnå målen i arbetet.
Kom ihåg att ni inte behöver lösa allt på en gång utan ni kan ordna flera samtal.
Det bästa engagemanget uppnås när arbetstagaren själv föreslår lösningen. Fråga därför först arbetstagaren hur saken borde lösas eller vilken lösning som skulle fungera bäst. Därefter kan du lägga fram dina egna förslag. Anta emellertid inte att du vet vad det är fråga om utan förhåll dig öppet till samtalet och allt du hör.
Du har nyckeln till lösningen gällande alla ändringar som görs på arbetsplatsen. Vid behov kan du fatta beslut, till exempel om omstruktureringsåtgärder, arbetstidslösningar eller arbetsrotation som stöder återgången till arbetet.
Ibland kan arbetsgivarens utmaningar som påverkar arbetet bero på faktorer utanför arbetet. Då är det bra att fundera på hur ni kan beakta situationen i arbetet så att arbetstagaren kan ta sig ur det svåraste skedet. Ofta hjälper du arbetstagaren bäst genom att bara diskutera och lyssna.
Ställ öppna frågor så att arbetstagaren inte bara kan svara ja eller nej. Till exempel följande frågor är sådana:
- Hurdana utmaningar har du i ditt arbete?
- Hur kan de minskas?
- Vilka faktorer i ditt arbete stöder själva arbetet, arbetsförmågan eller din arbetshälsa?
- Hur kan vi bevara eller öka dem?
- Hur klarar du av att uppnå de mål som ställts?
- Hur tycker du att du borde utveckla din kompetens?
Kom överens om fortsättningen
Det är inte alltid möjligt att lösa situationen under ett samtal. Att ta saker till tals kan också orsaka ett sammanbrott hos arbetstagaren eftersom en del kan uppleva det som ett tillstånd till att erkänna att man inte orkar eller klarar av arbetet. Då är det viktigt att ni fortsätter diskussionen och kommer överens om ett nytt möte. På det mötet kan ni kanske redan fundera på lösningar.
Kom också överens om ett nytt möte om ni inte är på samma våglängd och samtalet inte är smidigt. Du ska inte låta saken bero utan du kan till exempel föreslå att Ska vi återkomma till det här på nytt i morgon när du har hunnit tänka över vad vi talade om. Då kan vi tillsammans fundera på lämpliga lösningar.
När ni har kommit överens om lösningarna ska ni bestämma hur ni följer upp att de överenskomna åtgärderna vidtas och fungerar.
Be om stöd av företagshälsovården
Det är tillåtet och viktigt att be om hjälp av företagshälsovården när
- arbetstagarens problem är sjukdomsrelaterat
- arbetstagaren ofta är sjukledig ofta eller frånvaron ökar
- du vill höra en professionell synvinkel på de bästa tillvägagångssätten
- du behöver en bedömning av hur arbetstagarens arbete påverkar arbetsförmågan
- du behöver rekommendationer för att omstrukturera arbetet och arbetsmiljön eller göra andra arbetsarrangemang
Då ska du kontakta den angivna företagshälsovårdaren.
-
Sjukdomsrelaterade åtgärder
När en arbetstagare insjuknar ska du stöda personens arbetsförmåga. Företagshälsovården hjälper dig.
Läs mer om åtgärderna -
Åtgärder vid andra utmaningar
När en arbetstagares utmaningar eller problem inte är relaterade till personens hälsotillstånd ska ni tillsammans fundera på hur situationen kan lösas.
Läs mer om åtgärderna