Så här planerar du ett system för ledningen av arbetsförmågan

Omsorgsfull planering är en förutsättning för att skapa och införa ett system för ledningen av arbetsförmågan som passar ditt företag.

Samla ihop en planeringsgrupp

Inkludera nyckelpersonerna i ditt företag, personalen samt representanter från företagshälsovården och försäkringsbolagen. På så sätt kan ni med större sannolikhet bygga upp ett ledningssystem som är effektivt och går att vidareutveckla.

Genom planeringsfasen får du en tydlig bild av nuläget i ditt företag. Samtidigt skapar ni en gemensam vision om målet med ledningen av arbetsförmågan. Det är viktigt att alla centrala personer i företaget som behövs för kontinuerlig förbättring av systemet deltar i planeringen.

Kartlägg nuläget

Inled planeringen med att kartlägga var ni står nu. Utred tillsammans

  • vilka verksamhetsmodeller ni redan har för hantering och förebyggande av risken för arbetsoförmåga
  • vilka eventuella brister och utvecklingsområden ni identifierar i modellerna
  • vilka mål ni ställer upp för ledningssystemet
  • hur verksamhetsplanen behöver se ut för att uppnå målen.

Kontrollera att ni har grönt ljus från den högsta ledningen och att de godkänner att ni bygger upp ett ledningssystem för arbetsförmågan.

Bedöm interna instruktioner, arbetssätt, processer och resurser

Bedöm läget tillsammans med chefer, arbetarskyddsfullmäktiga och förtroendemän, HR-specialister och andra medarbetare och fundera hur ni kan dra nytta av de befintliga verksamhetsmodellerna. Diskutera och bedöm verksamhetsmodellerna vid behov även tillsammans med företagshälsovården och arbetspensions- och skadeförsäkringsbolagen.

Identifiera tillsammans vad ni redan har gjort, med vilka verksamhetsmodeller och vad ni uppnått och hur de mätare ni valt ut har fungerat och om ni är nöjda med resultaten. Gå igenom och bedöm interna instruktioner, arbetssätt, processer och resurser som ingår i ledningen av arbetsförmågan. Framför allt ska ni bedöma hur ni för närvarande lyckas påverka riskerna för arbetsoförmåga i ert företag. Det vill säga om ni gör rätta åtgärder eller är verksamheten mer koncentrerad på arbetstillfredsställelse och välbefinnande i arbetet.

Bedöm tillsammans bl.a. dessa verksamhetsmodeller och processer

  • programmen för arbetshälsa, säkerhet och risker för arbetsoförmåga, verksamhetsprogram för arbetarskyddet.
  • modellen för tidigt stöd och alkohol- och drogpolicy
  • uppföljning av frånvaro och återgång till arbetet.
  • olika alternativ för att klara sig i arbetet/återvända till arbetet: anpassade/lättare arbetsuppgifter, arbetsprövning, ersättande arbete
  • policyer och rutiner för rekrytering, anställning, inskolning, ledning och uppsägning, inklusive personer med partiell arbetsförmåga
  • kollektivavtal, t.ex. vad som gäller för ersättande arbete, flexibel arbetstid, intjänad semester
  • andra instruktioner, metoder och tillvägagångssätt, t.ex. jämställdhetsplan, uppföranderegler.

Bedöm även

  • fungerar de i vardagen?
  • har ni ställt upp mål?
  • för verksamhetsmodellerna och processerna er närmare de uppställda målen?
  • hur utvecklar ni dem?

Identifiera sedan brister, hinder och möjligheter i de befintliga verksamhetsmodellerna och processerna. Ni kan t.ex. använda en SWOT-analys till hjälp.

Ställ upp mål och gör en verksamhetsplan parallellt med operativ personal

Efter att du har identifierat utvecklingsobjekten, fastställ och dokumentera ditt företags kortsiktiga och långsiktiga mål för ledningen av arbetsförmågan. Beakta förutom ditt företags verksamhets- och affärsmiljö även lagstadgade krav, såsom kollektivavtal, arbetarskyddslagen och lagen om företagshälsovård. Prioritera målen och börja med de som är mest brådskande och påverkar mest. Beakta samtidigt företagets resurser: vad ni klarar av och vad ni hinner med?

Kom därefter överens om mätare och uppföljningsmetoder. Välj ut mätare till vilka du får nödvändiga uppgifter från ditt företags system nu eller i framtiden. Man kan välja långsamt reagerande mätare för långsiktiga mål, till exempel företagets avgiftsklass och arbetsgivarvarumärke. Etappmål kräver mätare som förändras snabbare, såsom olika sjukfrånvaromätare, diagnosfördelningar, pulsundersökningar, hälsoprocent (andel av personalen som varit friska under hela året utan en enda sjukfrånvaro).

Välj både kvantitativa och kvalitativa mätare. De kvantitativa mätarna visar utvecklingstrenden medan de kvalitativa mätarna kan avslöja bakomliggande orsaker. Kvalitativa mätare kan till exempel vara öppna svar i personalundersökningar och olika slags intervjuer.

Det är viktigt att inkludera representanter från den operativa verksamheten i diskussionen och beslutsfattandet om målen och metoderna för ledningen av arbetsförmågan. På så vis blir ledningen av arbetsförmågan en del av företagsverksamhetens ledningssystem som beaktar arbetsförmågan som en del av företagsverksamhetsledningen, det vill säga strategin.

Gör en handlingsplan

Välj sedan åtgärder och metoder för att nå de olika målen samt dokumentera dem i verksamhetsplanen.

Handlingsplanen ska innehålla:

  • en mer detaljerad beskrivning av åtgärderna
  • mätare och uppföljningsmetoder
  • tidtabell för åtgärder, etappmål och långsiktiga mål
  • roll- och ansvarsfördelning: vem gör vad, vem rapporterar och till vem, vad är tidtabellen, vem har det övergripande sansvaret
  • budgetuppskattning

Kom ihåg att regelbundet följa upp och bedöma resultaten utifrån mätarna för riskerna för arbetsoförmåga. Använd uppföljningsdata till hjälp när du uppdaterar modellen. Målet är kontinuerlig förbättring enligt PDCA-cykeln.